Napoje, bar i strefa kawy na evencie plenerowym

Strefę napojów budujemy warstwowo, bo różni goście sięgają po różne rzeczy o różnych porach. Podstawą jest woda - gazowana i niegazowana - oraz napoje bezalkoholowe, które muszą być dostępne bez ograniczeń i bez proszenia. Na to nakładamy elementy charakterystyczne dla danego formatu: domowe lemoniady i napary owocowe latem, ciepłe napoje przy chłodniejszej aurze, a wieczorem ofertę barową. Każdą z tych warstw da się skalować w górę i w dół zależnie od budżetu.

Pełny zestaw, który najczęściej rekomendujemy na całodniowy piknik firmowy, obejmuje kilka stałych pozycji. Można z nich zrezygnować lub je rozbudować, ale to one tworzą wrażenie zaopatrzonego, przemyślanego eventu.

Najczęstszy błąd organizatorów to niedoszacowanie płynów, zwłaszcza wody. Przy evencie plenerowym trwającym 5-6 godzin w ciepłą porę zakładamy minimum 1,5 do 2 litrów napojów bezalkoholowych na dorosłego uczestnika, z czego sama woda powinna stanowić co najmniej 0,8-1 litra. To nie jest nadmiar - w słońcu, przy aktywnościach i grillu, ludzie piją znacznie więcej niż w biurze.

Dla napojów barowych i kawy operujemy innymi miarami. Z jednego kilograma kawy ziarnistej barista zrobi około 120-140 espresso, więc na 200 osób w trybie porannym i popołudniowym warto przyjąć 2-3 kg ziarna. Przy barze alkoholowym standardem jest 2-3 drinki na osobę w czasie wieczornej części, a beczka piwa 30 litrów to mniej więcej 60 kufli po 0,5 litra. Te liczby zawsze kalibrujemy pod profil grupy - inaczej pije zespół produkcyjny po zmianie, inaczej rodziny z dziećmi.

Strefa kawy to jeden z najmocniejszych punktów spotkań na evencie - ludzie ustawiają się przy ekspresie, rozmawiają, czekają na flat white i przy okazji integrują się skuteczniej niż przy zaplanowanych konkursach. Stawiamy mobilny punkt z profesjonalnym ekspresem kolbowym, młynkiem, ekspresem przelewowym do większego wolumenu oraz baristą, który robi kawę na bieżąco. Mleko spienione, alternatywy roślinne, syropy smakowe - pełen serwis jak w dobrej palarni, tyle że pod namiotem na świeżym powietrzu.

W terenie kluczowa jest logistyka zasilania i wody. Ekspres ciśnieniowy potrzebuje stabilnego prądu - planujemy podłączenie do agregatu lub instalacji ośrodka i uzgadniamy to przy wizji lokalnej. Przy braku dostępu do bieżącej wody pracujemy na kanistrach z wodą filtrowaną, bo jakość wody wprost przekłada się na smak espresso. Jeden barista przy dobrym ekspresie dwukolbowym wyrabia 60-90 kaw na godzinę; przy większych grupach dokładamy drugie stanowisko, żeby kolejka nie urosła.

Gdy event przechodzi w wieczorną integrację, bar staje się naturalnym centrum wydarzeń. Prowadzimy go w modelu z barmanem, który miesza drinki na miejscu - od klasyki po pozycje sygnaturowe przygotowane pod motyw imprezy lub markę firmy. Równolegle zawsze utrzymujemy rozbudowaną ofertę bezalkoholową, bo część gości prowadzi auto, a mocktaile zrobione na świeżych sokach i ziołach wyglądają i smakują tak, że nikt nie czuje się pominięty.

Bar dobrze jest spiąć z resztą cateringu - piwo regionalne pasuje do grilla, wino do strefy serów i przekąsek, a lekkie spritze do popołudniowego słońca. Rekomendujemy ustalić, czy alkohol idzie w formule open bar bez limitu, czy na talony, bo to zmienia zarówno wycenę, jak i tempo serwisu. Przy większych grupach stawiamy dwa stanowiska barowe, żeby rozłożyć ruch i skrócić oczekiwanie.

Sprawny serwis napojów w plenerze stoi na dobrym zapleczu chłodniczym. Zabieramy lodówki turystyczne i mobilne chłodziarki, zapas lodu w termoboxach oraz dyspensery z kranikiem do lemoniad i wody. W upały lód schodzi szybciej, niż się wydaje, dlatego planujemy jego dowóz lub trzymamy nadwyżkę w izolowanych pojemnikach. Napoje muszą być po prostu zimne - ciepła woda na pikniku to sygnał, że organizacja zawiodła.

Dochodzi do tego cała warstwa wyposażenia pomocniczego, którą zapewniamy w ramach obsługi. Namiot gastronomiczny chroni strefę kawy i bar przed słońcem i deszczem, stoły barowe i lady tworzą czytelny punkt, a po stronie naczyń decydujemy z klientem między eko-jednorazówkami a szkłem z obsługą kelnerską i zmywaniem. Cały sprzęt dowozimy, rozstawiamy i zabieramy - po evencie teren zostaje czysty, bez gór butelek i kubków.

Format imprezy całkowicie zmienia priorytety w doborze napojów. Na family day osią jest bezalkohol i strefa dla dzieci: lemoniady o obniżonej słodkości, soki, woda smakowa, a dla rodziców kawa i orzeźwiacze. Tu zależy nam, by napoje były bezpieczne, kolorowe i łatwo dostępne nawet dla najmłodszych - dyspensery na wysokości dziecka, kubki niełamliwe, brak szkła w strefie zabaw.

Wieczorny event firmowy czy jubileusz przesuwa ciężar na bar i strefę kawy jako miejsca rozmów. Mocniej akcentujemy ofertę barową, sygnaturowe drinki z logo lub nazwą firmy, dłuższe godziny pracy baristy. Niezależnie od formatu trzymamy jedną zasadę: zawsze jest co pić, zawsze jest zimne i zawsze ktoś z naszej ekipy pilnuje, by zapasy nie spadły do zera w środku imprezy.